La Croix Rouge de Belgique recherche une plateforme de gestion unique pour harmoniser et optimiser une majorité de ses formations

Croix Rouge Belgique


Acteur de référence dans le domaine de l'action humanitaire, la Croix-Rouge de Belgique mène un combat de tous les instants pour soulager la souffrance des hommes et prévenir les crises humanitaires.

La CRB est un réseau de 11 000 volontaires bénévoles et 1 800 salariés et forme chaque année près de 50 000 personnes. La CRB rassemble plus de 200 entités d’organisatrices ou d’accueil de formations, à Bruxelles et en Wallonie.

Fin 2017, l’Institut de Formation de la Croix Rouge de Belgique lance un projet visant à centraliser, harmoniser et optimiser la gestion des formations de différents publics.

La Croix Rouge de Belgique en quelques chiffres



« Nous disposions d’un outil développé en interne pour
le milieu professionnel et une province et plusieurs
dizaines de fichiers Excel. Nous recherchions une
plateforme avec plus de fonctionnalités pour gérer
la majorité de nos formations externes ainsi que pour
harmoniser, standardiser et optimiser nos processus. »
  

LE CONTEXTE : Un outil de moins en moins adapté et des dizaines de fichiers Excel : comment disposer d’une gestion optimale ?

L’institut de formation de la CRB, composé d’une soixantaine de personnes, disposait d’un logiciel de gestion développé en interne pour gérer les formations professionnelles et scolaires d’une province : Bruxelles Capitale. Les 200 centres restants géraient leur activité avec Excel.
En juin 2018, Philippe Larroque rejoint l’institut de formation de la Croix Rouge de Belgique pour piloter l’implémentation d’AMMON, logiciel de gestion dédié aux organismes de formation. Etant également Business Analyst et Administrateur de la plateforme, il s’occupe alors d’interagir avec tous les groupes impliqués dans le projet.
« L’outil développé en interne arrivait en fin de vie et était limité en fonctionnalités. Nous n’avions pas facilement les chiffres clés, beaucoup de processus n’étaient pas définis ou harmonisés. La motivation principale du projet était d’avoir une gestion optimale et des rapports pour manager la complexité de la majorité des formations de la Croix Rouge de Belgique » confie Philippe Larroque


LES OBJECTIFS ET CRITERES DE CHOIX : Disposer d’une plateforme unique de gestion des formations.

La Croix Rouge cherche donc un outil qui permet une gestion professionnelle des formations internes et externes, payantes et non payantes, une simplification et une harmonisation des processus ainsi qu’une intégration dans les systèmes d’informations de la CRB.
Un acronyme est même défini en interne pour définir les objectifs du projet : « HOS » pour Harmonisation, Optimisation et Standardisation. « La gestion précédente était limitée, les processus étaient soit réalisés de manière plutôt individuelle, soit pas fait du tout. Aujourd’hui nous avons intégré dans AMMON tous les processus nécessaires à la gestion de ces formations » ajoute Philippe Larroque.
Les enjeux pour la Croix Rouge sont nombreux : disposer de rapports performants à tous les niveaux de l’organisation, manager le parcours des participants, les inscriptions, les absences, les désistements, gérer les accords-cadres et la relation client mais aussi disposer de modèles de documents personnalisables.
« Nous sommes maintenant en mesure de créer les modèles de documents dont nous avons besoin et d’extraire les statistiques attendues par les différentes entités de formation. Ces statistiques nous permettent de faire un suivi efficace avec des données fiables » ajoute Philippe Larroque.
En 2018, après avoir shortlisté 2 éditeurs de logiciel, la CRB porte son choix sur la solution AMMON. « Ce qui a vraiment fait la différence c’est, bien sûr, l’ensemble des fonctionnalités et surtout la possibilité de gérer des « Personnes » multi-casquettes, à savoir clientes, formatrices et apprenantes. Un des objectifs qui n’avait pas forcément été identifié au début mais qui s’est avéré possible aussi avec AMMON est que la CRB peut faire une grande majorité du paramétrage de la plateforme, un vrai plus quand il s’agit de mettre en place des processus internes de manière indépendante » se réjouit Philippe Larroque.
 

LE DEROULEMENT DU PROJET : Un outil attendu, des ateliers découverte, un accompagnement efficace.

En septembre 2018, deux consultants VAL Software accompagnent l’intégration de l’outil. La mise en place du projet démarre par des ateliers découverte organisés autour de thématiques définies : organisation, structures, profils habilitation, référentiels et offre de formation, reprise des données, interfaçage et facturation.
« Dès le premier contact, les consultants de VAL Software nous ont donné un support efficace et cela a continué suite à mon arrivée : ils sont allés assez loin dans la compréhension du besoin. Les premiers contacts et les premières démos ont engendré d’autres réflexions aux termes desquelles nous avions un retour précis » ajoute Philippe Larroque.
La première mise en production a lieu 6 mois plus tard. « Cela pourrait sembler long, mais nous avons repris à la base tous nos processus internes. Cette étape était primordiale afin de définir correctement les processus à mettre en place pour l’ensemble des entités de formation » affirme Philippe Larroque.
Toutes les personnes de la CRB impliquées dans ce premier projet ont assisté aux ateliers et le logiciel est positivement accueilli. « C’était un projet très attendu et cela a été une opportunité pour moi de bien comprendre ce que chaque entité attendait et de leur expliquer dans quelle direction on allait » confie Philippe Larroque.
Un plan général d’implémentation est mis en place afin que chaque entité comprenne le projet pour s’impliquer à bon escient. Des télé-conférences sont organisées avec VAL Software pour accompagner la mise en production. Un outil d’échange CRB-VAL est utilisé pour apporter des réponses aux demandes de la Croix-Rouge de Belgique.
« C’est un outil qui a tous les avantages ! A chaque demande, une réponse est faite. Toutes nos demandes sont centralisées et répertoriées pour retrouver l’information. C’est la première fois que je vois un outil de ce genre et c’est un vrai plus pour le suivi du projet ! » se réjouit Philippe Larroque.
Le service support m’accompagne également (ainsi que quelques utilisateurs) pour des échanges plus spécifiques au travers d’un espace numérique de travail. « Nous n’avons pas rencontré de difficultés particulières, mais plutôt une multitude de questions sur la mise en place du projet. Questions auxquelles VAL Software a su répondre. Le paramétrage de base du logiciel a aussi permis de faciliter l’intégration de l’outil dans l’architecture CRB et la réussite du projet » ajoute Philippe Larroque
Grâce aux API d’AMMON, les deux systèmes satellites existants de la CRB, le logiciel de comptabilité et le site web ont été intégrés dans le projet.


LES BENEFICES : Une vision complète des formations et des rapports performants
 

Le projet est bien avancé pour l’ensemble des entités : le milieu professionnel, le milieu scolaire primaire et secondaire, le Grand Public (avec plus de 100 structures), et enfin les structures ADA (Accueil des Demandeurs d'Asiles).
A ce stade, la CRB mesure déjà des bénéfices concrets : l’utilisation d’une plateforme unique, la possibilité de gérer tous les processus de l’ensemble des formations, quel que soit le statut du participant, la gestion des inscriptions à transférer d’une entité à une autre ou d’une province à une autre. « L’interface entre le site web et AMMON qui permet à nos participants Grand Public de s’inscrire et de payer en ligne est également une fonctionnalité qui était attendue ». Plus de 90 % des inscriptions Grand Public sont d’ailleurs faites par ce biais ajoute Philippe Larroque.
Avec AMMON, la CRB exploite maintenant des données statistiques précises et dispose d’une vision complète d’une grande partir de ces formations et des différents chiffres d’affaires qui y sont associés, afin d’orienter ses stratégies de développement. « En ce qui concerne l’export des données, la flexibilité de paramétrage des grilles d’AMMON facilite beaucoup la production des rapports » ajoute Philippe Larroque
Professionnaliser le service, avoir des processus Harmonisés, Optimisés et Standardisés et une base de données unique étaient les objectifs principaux de la Croix Rouge de Belgique. Aujourd’hui, l’objectif est atteint et les bénéfices visibles : « Il est difficile de donner certains chiffres comparatifs, mais aujourd’hui nous gérons tous les processus dans AMMON, nous pouvons implémenter les nouvelles demandes des différentes entités et extrayons des statistiques pour le management. Pour la direction générale et aux différents niveaux de l’organisation, il est avéré que la mise en place de cette plateforme devenait une nécessite » conclut Philippe Larroque.