Arcus cherche à mettre en place un outil pour promouvoir et externaliser son activité de formation

Fondée en 2008, Arcus est une association sans but lucratif qui place au centre de ses services le soutien et la protection des enfants, des jeunes et des familles. Acteur professionnel du secteur social, Arcus propose un réseau dynamique de services éducatifs, psychopédagogiques et thérapeutiques à destination d’enfants et d’adolescents pour mieux les préparer à l’avenir.
En 2016 le ministère Luxembourgeois décide de rendre la formation continue obligatoire dans certains domaines, ainsi qu’un nombre d’heure minimum pour les services d’éducation et d’accueil. Arcus, conscient de maîtriser depuis plusieurs années les formations dispensées en interne, le groupe décide de créer un service pour promouvoir et offrir des formations à des apprenants externes à l’organisation.

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Quelques chiffres

Arcus c’est 5 organismes fondateurs, 1 300 collaborateurs, 50 000 heures stagiaires dispensées et
12 utilisateurs du logiciel Ammon de Val Software.

Objectifs

Disposer d’une solution pour gérer plusieurs publics cibles avec des modalités de financement différentes et répondre aux évolutions règlementaires.

Bénéfices

Une automatisation et personnalisation des process qui permet un gain de temps considérable sur la gestion multi-cibles

Le contexte : Un outil RH en place qui ne répondait plus aux besoins de gestion des formations dispensées par Arcus

Jusqu’alors ARCUS disposait d’un outil RH dédié à la formation interne des collaborateurs. L’offre de formation s’ouvrant vers des apprenants externes, des développements spécifiques sont apportés à l’outil en place pour répondre aux nouveaux besoins de l’entreprise. L’idée de départ qui était d’adapter l’outil existant s’est vite avérée inefficace. « Les indicateurs dont nous disposions n’étaient plus du tout fiables et nous manquions d’automatismes et de contrôles. Il nous fallait un outil bien plus adapté à nos besoins et qui maîtrise notre métier » confie Gilles Schmit.

En 2018 les premières démarches de recherche d’un outil débutent. Après une année de recherche et des déplacements sur des salons professionnels dédiés, c’est en 2019 que Gilles Schmit intègre l’équipe d’ARCUS pour se concentrer sur ce projet. Un audit est réalisé en interne et un cahier des charges établi. Plusieurs éditeurs sont alors consultés.
«Après les différentes démonstrations et des discussions en interne, c’est la solution logicielle de VAL Software qui a été retenue ». Affirme Gilles Schmit.

« Les indicateurs dont nous disposions n’étaient plus du tout fiables et nous manquions d’automatismes et de contrôles. Il nous fallait un outil bien plus adapté à nos besoins et qui maîtrise notre métier. Avec AMMON, nous disposons d’une solution hautement personnalisable, des règles de gestion et des zones libres indispensables pour organiser au mieux nos besoins ».

Gilles SCHMIT
Chargé de projets

Les critères de choix : Ammon, le seul outil qui répondait à leurs besoins spécifiques

Une fois le cahier des charges présenté aux trois éditeurs sélectionnés, le choix s’est très vite porté sur AMMON. « Le premier éditeur consulté trouvait notre cahier des charges trop exigeant. Le deuxième ne répondait ni aux aspects techniques, ni à nos besoins fonctionnels spécifiques : nous devions pouvoir gérer plusieurs publics cibles avec des modalités de financement différentes. Avec AMMON, nous disposions d’une solution hautement personnalisable, des règles de gestion et des zones libres indispensables pour organiser au mieux nos besoins ». Affirme Gilles Schmit.

La compétence des équipes de VAL Software s’est avérée également être un point fort dans le choix d’Arcus. « Toutes les personnes avec qui nous avons été en contact en amont du projet ont su comprendre nos enjeux et nous accompagner dans notre réflexion » Ajoute Gilles Schmit.

Les objectifs du projet :

Disposer d’une solution pour gérer leur offre de formation interne et externe
Gérer plusieurs publics cibles avec des modalités de financement différentes
Répondre aux évolutions règlementaires
Disposer d’indicateurs fiables

Le déroulement du projet : Une équipe très engagée et réactive malgré le contexte de crise sanitaire

L’intégration faite durant la période de confinement Covid, les équipes de VAL Software ont dû adapter la méthodologie d’implantation habituelle pour garantir le bon déroulement du projet. « La Covid a forcé une nouvelle organisation et les équipes de VAL ont su être très engagées pour que tout se passe bien. Je ne m’attendais pas à une telle réactivité dans ce contexte si particulier. D’un côté nous avions une personne en charge de piloter notre projet et de l’autre un expert produit pour nous accompagner sur nos spécificités métier ». Confie Gilles Schmit.

La situation sanitaire a également imposé une prise en main à distance de l’outil avec des ateliers de formation réalisés de manière dématérialisée dans un premier temps.

« La plateforme d’autoformation à l’application était aussi un vrai plus en plein Covid pour s’approprier l’outil »

Gilles SCHMITChargé de projets

Des actions sont mises en place des deux côtés pour accompagner au mieux la conduite du changement au nouvel outil. Arcus décide de son côté, d’associer aux différents ateliers les futurs utilisateurs pour mieux les impliquer dans le projet. « Ils ont eu la possibilité d’exprimer leurs besoins et de poser des questions pratiques, ce qui leur a permis de mieux accueillir et intégrer le logiciel lors de la prise en main de l’outil ». Confie Gilles Schmit.

Quelques chiffres :

5 organismes fondateurs
1 300 collaborateurs
50 000 heures stagiaires dispensées
12 utilisateurs

Les bénéfices : Personnalisation, automatismes et fiabilité en réponse à des enjeux spécifiques

Après seulement quelques semaines d’utilisation, ARCUS utilise le logiciel AMMON pour la quasi-totalité de sa gestion interne. Des inscriptions jusqu’à la facturation, en passant par la gestion spécifique des différents publics cibles et de leurs financements respectifs. « Au niveau des équipes, tous ont tout de suite vu l’intérêt d’un tel outil dans la gestion de leur quotidien en proposant différents automatismes qui n’existaient pas jusque-là. Pour les managers, les reportings sont plus fiables et générés plus facilement. Au niveau de la comptabilité, alors qu’il fallait environs 4 mois de travail pour consolider les différentes informations liées à nos différentes cibles, aujourd’hui tout se fait mensuellement, voir même de manière hebdomadaire. Nous avons eu beaucoup de feedback positifs à ce niveau-là ». Se réjouit Gilles.

A chaque nouvelle règlementation imposée par les ministères (cofinanceurs de la formation), de nouvelles adaptations impactent les process d’Arcus et de nouvelles méthodologies doivent être implémentées dans l’outil pour répondre à ces exigences réglementaires. « Les automatismes disponibles dans AMMON permettent de répondre rapidement à ces changements. Pour le moment AMMON a toujours su répondre aux contraintes réglementaires. AMMON apporte une vraie réponse en matière de gestion. Nous allons aussi implémenter d’autres alertes et automatismes et disposer des derniers développements prévus sur les workflows pour mettre en place des process encore plus performants ». Conclut Gilles Schmit.

Les bénéfices :

Gestion complète des processus de formation
Automatisation et personnalisation des process
Gain de temps dans la gestion de la facturation multi-cibles
Fiabilité des reportings en réponse à des enjeux spécifiques

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