7 indices pour vérifier si mon outil de gestion correspond bien aux nouveaux usages

Les solutions de gestion jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement des organismes de formation. Cependant, à mesure que les technologies évoluent, que les réformes s’écrivent et que les besoins des utilisateurs changent, il est possible que votre logiciel actuel ne soit plus adapté aux nouveaux usages. Certains signes révélateurs sont à prendre en compte pour rester efficace et compétitif.

A l’inverse, notre solution de gestion de la formation Ammon.Campus coche toutes les cases dans le bon sens du terme !

Responsable formation consultant le livre blanc de VAL Software sur les nouveaux usages et la modernisation des outils de gestion.

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Indice #1 : Des lenteurs et des performances insatisfaisantes

L’une des premières indications que votre logiciel peut ne plus être adapté aux nouveaux usages est la lenteur et les performances insatisfaisantes. Si vous remarquez que les temps de réponse sont de plus en plus longs, que le logiciel présente des ralentissements fréquents ou des erreurs récurrentes, cela peut être le signe que votre logiciel est dépassé et ne peut pas suivre le rythme des évolutions technologiques actuelles et fonctionnelles liées à votre métier.

Indice #2 : Une interface utilisateur obsolète

L’interface et l’ergonomie de votre outil de gestion est un aspect crucial pour l’adhésion et l’utilisation efficace du logiciel. Si l’interface de votre solution de gestion est obsolète, peu intuitive, ou ne correspond plus aux normes de conception actuelles, il est probable que vos utilisateurs auront du mal à l’utiliser de manière optimale.

Les nouvelles attentes en matière de convivialité et d’expérience utilisateur doivent être prises en compte pour rester compétitif : vos utilisateurs doivent pouvoir construire et personnaliser leur propre environnement de travail et disposer d’une ergonomie au service de leur besoin et de leur productivité.

Indice #3 : Un manque d’ouverture et de compatibilité avec les appareils mobiles

Avec l’avènement du digital et à l’heure des nouveaux usages, tout les collaborateurs doivent pouvoir accéder à votre outil depuis n’importe quel appareil. Si votre logiciel n’est pas accessible en Saas, s’il ne propose pas d’espaces collaboratifs performants, il est évident que votre organisation sera de moins en moins compétitive.

De plus, si votre outil de gestion en place ne dispose pas d’interfaces pour construire un environnement de travail optimal en disposant du meilleur de chacune de vos applications alors c’est qu’il ne correspond plus aux usages actuels.

Indice #4 : Une absence de fonctionnalités pertinentes liées à votre métier

Les besoins des organismes de formation comme ceux des utilisateurs évoluent au fil du temps. La transformation numérique, les nouveaux modes de communication et les évolutions liées à la dernière réforme de la formation professionnelle doivent faire partie intégrante des fonctionnalités de votre outil de gestion. Il est donc essentiel que votre logiciel puisse évoluer en conséquence.

La gestion d’un centre de formation peut être un défi complexe, impliquant la coordination de nombreuses tâches et données, de nombreux acteurs (Apprenants, formateurs, entreprises, plateformes de l’État…) et de nombreuses démarches règlementaires (Evaluation de la formation, BPF, Certification Qualiopi, RGPD…). Pour simplifier et optimiser tous vos processus, garantir votre démarche qualité et augmenter votre compétitivité, vous devez disposer d’un logiciel de gestion complet, fiable et qui évolue avec les exigences technologiques et règlementaires de votre activité de formation.

Indice #5 : Des problèmes de sécurité et de conformité

Avec les cybermenaces de plus en plus sophistiquées, il est crucial de garantir la sécurité et la conformité des données de votre organisme de formation. Si votre logiciel ne parvient pas à assurer une sécurité robuste et à être en conformité avec les réglementations en vigueur, cela peut entraîner des risques importants pour votre entreprise et la confiance de vos utilisateurs : sauvegardes et mises à jour régulières, politique de mot de passe fort, gestion sécurisée des accès, conformité RGPD sont des indicateurs importants pour assurer la sécurité de votre gestion interne.

Indice #6 : Un retour sur investissement insatisfaisant

Tout l’intérêt de mettre en place un outil de gestion est bien évidemment d’améliorer son efficacité opérationnelle pour développer son activité mais aussi simplifier son administration et ses démarches réglementaires pour se concentrer sur son métier, la formation. Disposer d’une solution de gestion moderne et innovante c’est aussi prendre soin de ses clients et de ses collaborateurs et valoriser son image pour rester compétitif et se différencier de la concurrence.

Investir dans une solution de gestion c’est apporter de nombreux avantages à son organisme de formation. Son efficacité et son retour sur investissement doit pouvoir se mesurer et vous apporter de vrais gains identifiables. Comparez vos objectifs avec vos résultats. Si vous constatez que l’outil de gestion dont vous disposez ne génère pas le ROI attendu, c’est qu’il ne correspond peut-être plus à vos besoins et aux usages actuels de votre métier.

Indice #7 : Un outil qui n’évolue pas en même temps que mon entreprise

Votre activité se développe et votre organisme de formation grandit. Vous disposez de plusieurs établissements et plusieurs offres de formation. Vous avez peut-être même des ambitions à l’international. Votre outil doit prendre en compte la combinaison organisationnelle de votre structure pour pouvoir répondre à votre compétitivité et vos enjeux de croissance.

Consolider les données, centraliser les opérations, créer une communauté de partage pour supprimer les distances contribuent à votre développement. La solution de gestion devient alors plus qu’un simple investissement. Elle est un élément essentiel de la réussite de votre organisation et de votre développement. Elle contribue à l’efficacité, la visibilité et la compétitivité nécessaires pour rester leader sur votre marché. Elle est un véritable outil qui permet à votre organisme de formation de traduire son ambition.

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