Comment faire évoluer votre organisme de formation vers un traitement des factures automatisé et efficace ?

Le contexte

En France, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures aux entités publiques sous forme électronique. Les nombreux avantages en termes d’efficacité, de gain de temps et de réduction des coûts ont conduit à une adoption croissante de la dématérialisation de la facturation.

Au 1er janvier 2024, ce sont 4 millions d’entreprises qui seront concernées par la nouvelle règlementation qui vise à renforcer l’utilisation des factures électroniques et à harmoniser les pratiques à l’échelle nationale. Cette réforme découle des directives européennes qui entendent alléger la charge administrative, simplifier les échanges commerciaux et renforcer l’efficacité et la sécurité de la facturation pour les entreprises de toutes tailles.

Le calendrier de mise en œuvre

Plateformes et formats

Les organismes de formation, comme toutes entreprises doivent recourir aux services d’une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) ou au Portail Public de Facturation (PPF) pour transmettre et recevoir leurs factures électroniques. L’envoi direct entre entreprises ne sera, progressivement, plus possible.

Les Opérateurs de dématérialisation comme, par exemple, les éditeurs de solutions de gestion dédiées aux organismes de formation, peuvent fournir des solutions électroniques pour la dématérialisation des factures. Ils jouent ainsi un rôle d’intermédiaire entre le fournisseur qui facture et la plateforme PDP ou PPF.

Toutes les factures émises et réceptionnées doivent nécessairement comporter des données structurées avec un format conforme, lisible et exploitable par tous les logiciels comptables.
–  Le format Cross Industry Invoice (CII)
–  Le format Universal Business Language (UBL)
–  Et enfin le format mixte, Factur-X, composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF

Toute entreprise doit accepter la réception de facture électronique de leurs fournisseurs et être en mesure de les intégrer dans leur gestion commerciale. L’exercice est d’autant plus simplifié pour les organismes de formation s’ils disposent d’outils de gestion financière efficaces.

Quelles recommandations pour faire face à ces changements ?

Bien que la facture électronique offre de nombreuses opportunités pour les centres de formation : allégement de la charge administrative, diminution des délais de paiement, réduction de coûts liés à l’impression, simplification des obligations déclaratives …certains organismes de formation peuvent rencontrer des difficultés lors de sa mise en œuvre.
En effet, il est recommandé de planifier soigneusement cette transition vers la facturation électronique, d’impliquer les parties prenantes dès le début du projet et de fournir une formation adéquate au personnel.
Il est également nécessaire d’évoluer vers plus d’automatisation dans la gestion des processus internes pour faciliter cette transition.

Des solutions efficaces pour répondre à ces nouvelles obligations

Il est essentiel de choisir une solution qui facilite la gestion globale de la facturation et qui s’adapte aux processus spécifiques des organismes de formation.

Il existe aujourd’hui des solutions de gestion spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des organismes de formation en matière de facturation électronique.
Ces solutions permettent bien entendu la dématérialisation des factures liées aux formations mais également celle de l’ensemble des autres fournisseurs.
La génération et le traitement des factures est ainsi automatisé et les échanges avec les plateformes règlementaires simplifié et sécurisé. Une offre de service à vraie valeur ajoutée aux organismes de formation pour la gestion des factures émises et reçues.

Les organismes de formation vivent des changements structurels et organisationnels permanents : réforme de la formation professionnelle, certification Qualiopi, nouveaux circuits de financement, dématérialisation des activités et des services…Les modes de fonctionnement des organismes de formation ainsi que leurs modèles économiques doivent évoluer pour y faire face.

Il est essentiel de s’équiper d’une solution de gestion de la formation innovante et évolutive pour pérenniser durablement votre activité, votre croissance ainsi que les relations avec vos clients et vos partenaires.

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