Technofutur TIC repense ses outils de gestion pour centraliser l’information et accompagner sa croissance.

Technofutur TIC


Créé en 1998, Technofutur TIC est un « centre de compétences » labellisé, situé à Charleroi.
Cette association a été conçue comme un pôle de formation, de veille et de sensibilisation, s’inscrivant dans une logique de développement, pour répondre aux besoins exprimés par les entreprises, les travailleurs, les demandeurs d'emploi, l'enseignement et les partenaires sectoriels.

En croissance continue depuis 15 ans, Technofutur TIC a cherché à mettre en place un système de gestion performant pour centraliser l’information et mieux structurer ses processus.

Technofutur TIC en quelques chiffres

« Responsable du département ’informatique du centre
Technofutur TIC, ma mission était  de veiller à mettre à
disposition de l’ensemble des utilisateurs un outil informatique
efficace et facile d’utilisation  et qui réponde aux objectifs
opérationnels recherchés. Notre choix s’est donc porté
sur AMMON pour l’opérationnalisation des formations.  »

« Le déploiement et la mise en œuvre de ce type de projet,
si l’on veut qu’il puisse répondre aux besoins et soit approprié
par les équipes, ne peuvent se faire qu’en mode « agile »,
en y intégrant la gestion du changement. Mon rôle était de
conduire, coordonner et harmoniser le projet, ses différentes
étapes et tâches afin qu’il réponde aux besoins explicites
et implicites mise en évidence tout au long du processus".

LE CONTEXTE : Réorganiser les outils de gestion déjà en place pour centraliser l’information.

Technofutur TIC s’organise autour de 3 départements de formation destinés à 3 publics différents : les demandeurs d’emploi, les enseignants et les entreprises. Tous ont un même objectif : développer les compétences aux métiers de l’informatique soit dans le but de trouver un emploi soit de maintenir son niveau de compétences et donc son employabilité. Chaque département s’organise pour gérer ses process. « Pour les demandeurs d’emploi et l’enseignement nous travaillions avec des fichiers excel et des copier/collers avec des macros qui fonctionnaient plus ou moins bien. Pour les entreprises, nous avions un CRM que nous détournions pour en faire un outil de gestion de formation. Puis, une unité qui fonctionnait plutôt bien avec un outil développé sur mesure pour la partie Digital Learning. Tout cela était loin d’être efficace». Confie Etienne Goetynck.
« Nous avions une gestion de la donnée qui se faisait de manière artisanale avec des systèmes divers et dont l’outil principal était Excel. Notre objectif était d’avoir une gestion centralisée du stagiaire et de le suivre tout au long de sa vie ». Ajoute Guy Detroz


En 2018, Technofutur TIC fait appel à un cabinet de consultants pour établir un schéma directeur et faire le point sur l’ensemble de ses processus de gestion. « Nous étions en attente de recommandations pour améliorer ce qui pouvait l’être : il y avait plein de redondances et nous ne disposions pas de véritable outil de gestion centralisé » affirme Etienne Goetynck. 


LES CRITERES DE CHOIX : s’orienter vers une solution dédiée à la gestion des organismes de formation

La conclusion du cabinet externe est sans équivoque : il faut réorganiser l’ensemble des outils de gestion. Deux choix s’offrent alors à Technofutur TIC : développer un outil sur mesure ou trouver une solution applicative qui réponde à leurs besoins. « Dans un premier temps, le développement d’un outil spécifique était envisagé mais la consultante nous a tout de même freiné dans l’attente d’une démo d’un produit qui pouvait répondre à nos besoins » ajoute Etienne Goetynck.
Convaincue par la présentation d’AMMON, la business analyste confirme qu’un outil de gestion dédié à la gestion d’un organisme de formation est la solution la plus pertinente. « Le développement spécifique est une solution que la consultante aurait plutôt promu au départ mais le basculement a vite été fait suite à la démo du produit. Pourquoi s’aventurer dans une solution sur mesure qui s’avérerait plus chronophage donc plus coûteuse alors qu’AMMON répond globalement à vos besoins ? » Ajoute Guy Detroz
 

LE DEROULEMENT DU PROJET : savoir intégrer des problématiques de gestion du changement


En août 2019, la commande est passée. « Nous avons essayé de mettre en place le projet de manière la plus agile possible, en le découpant en phases, par type de publics ». Affirme Guy Detroz
Le département entreprises est le premier à entrer en production avec des besoins de gestion évidents : la signalétique des entreprises et des stagiaires, la gestion des bons de commande des formateurs, le pilotage de la facturation et la récolte des inscriptions via le site web. Bascule ensuite vers AMMON le département demandeurs d’emploi. « Il a, bien entendu, fallu intégrer des problématiques de gestion du changement : certains fichiers Excel avaient tendance à perdurer, même si toute la gestion des stagiaires est intégrée dans AMMON, depuis la séance d’information jusqu’à leur rentrée en formation chez nous, dans le parcours qualifiant ». Confie Guy Detroz
En 2021, le dernier département à passer en production est celui de l’enseignement.

Au vu du contexte pandémique la mise en place d’AMMON s’est faite, en partie à distance. Deux consultants VAL Software ont conduit le projet, accompagnés d’une personne référente chez Technofutur TIC. « La totale adhésion à l’outil de notre consultant interne et la forte implication de la direction ont contribué à la réussite du projet. Tous étaient en soutien des utilisateurs pour que les gens adhèrent complètement au projet». Confie Guy Detroz
La méthodologie de projet VAL Software, éprouvée auprès d’autres projets, a été mise en place pour assurer l’accompagnement de Techofutur TIC.
« Le projet a été accompagné de manière très positive avec un très bon relationnel et une très bonne réactivité de la part des deux consultantes. Nous avons tout de meme choisi d’adapter un peu cette méthodologie pour qu’elle soit complètement en phase avec nos attentes. Nous sommes extrèmement satisfaits de ce qu’elles nous ont apporté  » affirme Etienne Goetynck. 


LES BENEFICES : un objectif principal atteint et un vrai plus pour assurer la démarche qualité

Apres avoir basculé en production pour les trois départements et intégré toutes leurs actions de formation dans l’application, Technofutur TIC fait le point sur les gains apportés par le progiciel. L’objectif principal est-il atteint ? Certains process restent-ils à optimiser ?
« Même si les gains sont toujours très difficiles à mesurer, on voit déjà, au travers du reporting que nous avons mis en place, que nous avons de belles avancées : les différents managers et la direction ont accès à de la consolidation de données et à des tableaux de bord de pilotage qui sont pertinents »
Se réjouit Guy Detroz
Meme si l’objectif principal est atteint, Technofutur TIC vise une deuxième phase d’amélioration des process et un travail sur la maitrise et l’amélioration de la qualité des données.
« L’objectif principal est atteint : il y a encore des choses à construire ensemble mais les bases sont construites. Nous sommes aussi dans le cadre d’un projet d’amélioration continue et l’ERP AMMON va nous y aider ». Affirme Guy Detroz
« En termes de processus, nous avons réussi à uniformiser la communication envers les apprenants, qui sort maintenant systématiquement de AMMON. Nous avons également uniformisé les processus sur les différents départements métiers alors qu’avant chaque département avait son propre processus et cela c’est un vrai gain !». Ajoute Etienne Goetynck.
En plus d’un objectif de centralisation de l’information et de pilotage de la donnée, Techofutur TIC est soumis à des audits européens et a besoin d’assurer une source authentique de données pour garantir sa certification.
« Le fait de disposer d’un outil comme AMMON nous facilite également la vie en termes de certification. Nos anciens outils de gestion ne répondaient plus à l’ensemble des contraintes imposées par nos différents partenaires ainsi qu’à une nécessité d’amélioration continue de nos processus et un meilleur pilotage de nos activités, notamment par une centralisation et une traçabilité des nos actions et données.».  concluent tant Etienne Goetynck que Guy Detroz