PIMMS Médiation cherche à mettre en place un outil de gestion capable de répondre aux enjeux règlementaires

L’organisme de formation du Réseau national Pimms Mediation est créé en 2006 pour répondre aux besoins de formation des médiateurs sociaux.
C’est en mai 2017 que Florence BEAU rejoint les équipes des Pimms Mediation et la gestion du centre de formation. L’outil de gestion, alors en place, n’est plus maintenu et ne bénéficie donc plus de nouvelles fonctionnalités. Avec la réforme de 2018 et les nouvelles modalités qu’elle implique, l’organisme de formation du réseau national Pimms Médiation cherche à mettre en place un outil de gestion capable de répondre à ces nouveaux enjeux règlementaires.

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Quelques chiffres

Le réseau National Pimms Médiation c’est 38 associations, 450 collaborateurs, 1205 personnes formées, 13 780 heures stagiaires et 1 utilisateur du logiciel Ammon.

Objectifs

Disposer d’une solution pour gérer l’offre de formation interne et externe et répondre aux évolutions règlementaires afin d’uniformiser et structurer les processus.

Bénéfices

Une centralisation et consolidation des données et une gestion complète des processus de formation qui ont permis une certification qualité facilité.

Le contexte : trouver un outil de gestion capable de répondre aux enjeux règlementaires

Lorsqu’en 2017, Florence Beau rejoint l’organisme de formation du réseau national Pimms Médiation, un outil de gestion est déjà en place depuis de nombreuses années. Cette ancienne version de l’outil de gestion actuel de l’éditeur VAL Software couvre les besoins essentiels de gestion administrative du centre mais la version installée n’étant plus maintenue, le centre de formation ne dispose pas des évolutions liées aux nouveaux enjeux de digitalisation et de règlementation. « L’outil fonctionnait très bien et répondait tout à fait à nos besoins de gestion quotidiens mais il fallait prendre en compte les nouveaux dispositifs réglementaires » confie Florence BEAU.
Conscients que les nouvelles modalités règlementaires impactent la gestion du centre de formation, le réseau national Pimms Médiation cherche à changer l’outil en place. Cheffe de projet pour l’acquisition d’un outil de gestion de la formation dans une autre entreprise, Florence BEAU à une connaissance avérée des outils existants sur le marché et le choix de conserver le même éditeur de logiciel a très vite était confirmé.
« La question s’est posée sans se poser de changer d’éditeur. Satisfaits de notre partenariat, nous nous sommes naturellement tournés vers VAL » ajoute Florence BEAU.

« L’outil en place qui était utilisé n’était plus maintenu et ne bénéficiait donc plus de nouvelles fonctionnalités. Avec la réforme de 2018 et les nouvelles modalités qu’elle impliquait, il fallait trouver une solution pour mettre en place un outil de gestion capable de répondre ces nouveaux enjeux. ».

Florence BEAU
Responsable Formation

Les critères de choix : conserver un partenaire, expert du métier et adapté à notre organisation

La dernière version du logiciel AMMON est présentée au centre de formation du Réseau national Pimms Médiation. Convaincu par la présentation de l’outil et l’accompagnement que propose VAL Software, c’est en 2018 que le centre de formation du réseau national Pimms Médiation migre vers la solution AMMON « Les nouvelles fonctionnalités, l’intégration et la reprise de données proposées par VAL nous convenait complètement » affirme Florence BEAU.

Les objectifs du projet :

Répondre aux évolutions règlementaires
Disposer d’une solution pour gérer leur offre de formation interne et externe
Centraliser l’information
Uniformiser et structurer les processus

Le déroulement du projet : un temps d’intégration et de formation optimal

Le projet démarre rapidement : les données de l’organisme de formation du Réseau national Pimms Médiation sont automatiquement reprises et l’assistante en charge de l’utilisation de l’outil formée à distance. « Nous n’avons rencontré aucune difficulté dans la mise en place de l’outil, un travail a été fait sur la reprise des données en amont et les temps de formation se sont fait à distance sur des temps courts. L’intégration s’est faite de manière plutôt facile » avoue Florence BEAU.
« Passer de WIN FORMATION à AMMON a été plutôt facile au niveau de la prise en main de l’outil. La nouvelle ergonomie a beaucoup aidé à la prise en main » ajoute Florence BEAU.

Quelques chiffres :

38 associations
450 collaborateurs
1 205 personnes formées
13 780 heures stagiaires
1 utilisateur

Les bénéfices : une gestion complète de l’OF intégrant les évolutions règlementaires

Le logiciel AMMON en production : le réseau national Pimms Médiation dispose maintenant d’une solution de gestion administrative quotidienne de son organisme de formation, de fonctions de digitalisation de son offre et sécurise sa démarche qualité exigée par la certification Qualiopi. « Au niveau du suivi administratif, la crise du Covid nous a obligé à revoir nos process. Nous étions encore dans une période où les dossiers papiers doublaient la gestion informatique. Aujourd’hui nous gérons le suivi de nos actions de formation quasiment intégralement dans l’outil » se réjouit Florence BEAU.

Florence BEAU fait le point sur les gains apportés par le progiciel. L’objectif principal est-il atteint ? Certains process restent-ils à optimiser ?

« AMMON répond complètement à nos besoins quotidiens de gestion : au niveau administratif, nous devions pouvoir faire évoluer régulièrement nos modèles de documents, quant au niveau règlementaire, l’outil nous a aidé à répondre aux exigences Qualiopi. Même si je suis consciente que nous n’exploitons pas encore toutes les fonctionnalités dont dispose l’outil je sais qu’elles auront tout leur intérêt pour l’avenir »

Florence BEAUResponsable Formation

Les bénéfices :

Centralisation et consolidation des données
Certification qualité facilitée
Gestion complète des processus de formation
Automatisation et personnalisation des process
Personnalisation des modèles de documents

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