Le groupe Centaure Ile de France cherche à se doter d'un système d'information cohérent et évolutif, en ligne.

Centaure Ile de France


Leader de la formation à la sécurité routière, le réseau Centaure propose des formations en direction des particuliers et des publics professionnels sur l’ensemble du territoire. Cet acteur de référence se distingue par ses infrastructures et ses équipements au service des conducteurs.

Le réseau regroupe 12 centres de formation, tous construits sur les même standards de qualité, dont le centre le plus important est situé en Ile de France.

En 2015, la solution de gestion en place n’étant plus adaptée aux demandes du réseau, un cahier des charges est établi pour intégrer, d’une part des fonctionnalités de gestion des centres, et d’autre part des fonctionnalités d’animation du réseau.

La Groupe Centaure en quelques chiffres

Chiffres Centaure Ile de France



« Nous disposions d’un outil spécifiquement développé
pour nous mais qui ne répondait plus à nos besoins et
aux contraintes de notre métier.
Certifié NF Service 214 formation professionnelle hors
alternance depuis 2011, nous mesurions déjà, avant la
mise en place du référentiel national QUALIOPI,
la nécessité de disposer d’un outil adapté
à nos exigences ».


Sébastien CHARLES
Directeur Centaure Ile de France

LE CONTEXTE : Un précédent outil qui ne répondait plus aux exigences qualité et une volonté d’industrialiser ses processus.

En 2016, lorsque Monsieur Charles reprend la direction du centre Ile de France, conscient de la nécessité de faire évoluer les outils informatiques, il met à profit  son expérience, ses connaissances métier et ses compétences dans la recherche d’une nouvelle solution qui répond aux exigences internes, métier et réglementaires. « L’outil dont nous disposions avait été développé spécifiquement pour nous lors de la création des centres CENTAURE. Plutôt orienté planification, il ne répondait plus à l’ensemble de nos besoins» confie Sébastien Charles.

Equipés jusqu’alors d’une solution développée spécifiquement par un ingénieur indépendant, le groupe Centaure cherche à sécuriser son activité avec un outil évolutif, pouvant s’adapter aux réformes réglementaires et proposé par un organisme reconnu. Le projet de changement d’outil établi, le réseau Centaure entreprend ses recherches. « Nous voulions sécuriser l’activité de Centaure tant au niveau de l’outil que de l’organisme qui le commercialise». Ajoute Sébastien Charles.


LES CRITERES DE CHOIX Pérenniser les outils utilisés et digitaliser le centre.

Le réseau Centaure bâti un cahier des charges. Les actionnaires du groupe, soucieux de trouver un partenaire solide, le service juridique épluche minutieusement les différents contrats pour assurer la solidité du futur partenaire. « Cela a pris un peu de temps. On a interrogé ce qu’il y avait sur la le marché et VAL répondait à nos attentes : la solidité de l’entreprise mais aussi les fonctionnalités de l’outil, c’est un ensemble de toutes ces choses qui ont fait la différence » Affirme Sébastien Charles.

Plusieurs éditeurs sont consultés :  certains généralistes, d’autres spécialisés dans la gestion des organismes de formation comme VAL Software. « Nous avions rencontré d’autres entreprises capables de nous faire une proposition mais pas spécialisés dans la gestion de la formation. Nous voulions avoir un organisme en face de nous qui soit solide et surtout expert de notre métier. C’est un vrai plus quand on parle le même langage » Se réjoui Sébastien Charles.

La sécurité des données est également un paramètre de choix dans le projet du réseau Centaure. L’hébergement des données en France, la conformité à la Règlementation Générale sur la Protection des Données et le Label Cloud, garantissant un haut niveau de qualité et de sécurité, conforte le groupe dans son choix de la solution AMMON.

 

LE DEROULEMENT DU PROJET Personnaliser le soft et intégrer la gestion du changement

Le centre Ile de France fait partie des trois premiers centres du réseau à intégrer l’outil avant de le déployer à l’ensemble du réseau. Composé d’une dizaine d’utilisateurs, le projet a été accueilli de manière inégale au sein des équipes habituées à travailler avec une application spécifiquement développée pour le groupe. « Il est vrai qu’au début, les équipes qui utilisaient l’ancien système ont dû intégrer ce changement. Aujourd’hui on ne peut plus s’en passer : c’est la colonne vertébrale de notre fonctionnement. L’ensemble des fonctions représentées chez Centaure, administratives, commerciales et pédagogiques l’utilise ». Confie Sébastien Charles.

A la mise en place d’AMMON la direction est tout de suite volontaire pour disposer d’un outil informatique plus puissant, plus moderne et plus adapté au quotidien du centre de formation et le projet AMMON est porté avec une des utilisatrices. Centaure Ile de France choisi de migrer au 1er janvier 2017 pour passer directement sur un nouvel exercice fiscal.

La question s’est tout de même posée de conserver, un temps, l’ancien outil afin d’assurer la transition avec AMMON. « Nous avions prévu de garder en doublon l’ancien outil pendant 3 mois mais au bout de 15 jours on s’est vite rendu compte que ça n’était pas la peine. Evidemment, comme tout changement, celui-ci a été intégré plus au moins rapidement mais in fine aujourd’hui, personne ne reviendrait en arrière. Aujourd’hui tout se fait de manière automatique ». Confie Sébastien Charles.

Dans un premier temps, l’application AMMON est personnalisée et adaptée aux processus internes de Centaure Ile de France avec un expert métier dédié et les utilisateurs formés à l’outil. En interne, les collaborateurs du centre s’approprient l’outil et un échange de « bonnes pratiques » se met en place spontanément. « Aujourd’hui, pour les nouveaux centres qui migrent, c’est beaucoup plus simple : VAL forme à l’outil et nous, nous ajoutons nos bonnes pratiques internes du quotidien. Nous avons même intégré une nouvelle collaboratrice sans avoir à solliciter les équipes de VAL Software ». Affirme Sébastien Charles.

L’outil en place, les équipes du centre Centaure bénéficient, non seulement d’un support mais aussi de notes régulières liées à AMMON, sous la forme de tutos et vidéos, présentant toutes les évolutions et nouveautés dont bénéficie l’ensemble des utilisateurs. « Pour nous le format tutos de 2-3 minutes est la bonne manière de voir l’étendue des évolutions du logiciel et les échanges fluides avec le support permettent de lever rapidement des petits soucis rencontrés ». Ajoute Sébastien Charles.


LES BENEFICES des objectifs de départs atteints et un vrai plus pour assurer la certification Qualiopi.
 

Aidé dans sa gestion quotidienne et la structuration de ses processus internes, le directeur du centre Ile de France mesure des bénéfices concrets apportés par l’application AMMON. Tant au niveau du pilotage financier qu’en terme de certification qualité. « La gestion de la facturation intégrée à l’outil nous permet la compilation et l’agrégation des données des différents centres. Cela représente un gain de temps significatif ». Affirme Sébastien Charles.


Qualiopisé, le centre Ile de France se réjoui de pouvoir répondre aux exigences qualité amenées par la réforme de 2018 et ainsi se démarquer de la concurrence. « Depuis sa création, Centaure Ile-de-France s’est inscrit dans une politique qualité qui a pour cœur de cible la satisfaction de ces clients. Certifiés NF Service 214 formation professionnelle hors alternance depuis 2011, AMMON a été un des outils qui nous a permis de poursuivre cet objectif en répondant aux exigences du référentiel national QUALIOPI depuis septembre 2021 » observe Sébastien Charles.

Trouver un partenaire solide, expert de leur métier, industrialiser leurs processus, disposer d’une solution évolutive répondant aux exigences internes, métier et réglementaires étaient les objectifs de départ du réseau Centaure.

« Nous souhaitions industrialiser nos process pour pouvoir répondre aux exigences des réformes de formations successives et AMMON est un outil efficace qui nous a permis d’atteindre nos objectifs. Je sais que nous pourrions encore mieux l’utiliser en mettant en œuvre les possibilités de  passerelles avec notre site internet, les plateformes comme le CPF, l’ANTS,… Nous savons que cette solution est déjà ouverte sur d’autres horizons, c’est à nous de nous de l’optimiser ». Conclut Sébastien Charles, directeur du centre de formation Centaure Ile de France.