Het Belgische Rode Kruis zoekt een uniek managementplatform om een groot deel van zijn opleidingen te harmoniseren en te optimaliseren

Rode Kruis


Als referentiespeler op het vlak van humanitaire actie strijdt het Belgische Rode Kruis te allen tijde om het menselijk lijden te verlichten en humanitaire crises te voorkomen.

Het BRK is een netwerk van 11.000 vrijwilligers en 1.800 medewerkers en leidt jaarlijks bijna 50.000 mensen op. Het BRK verenigt meer dan 200 organisaties die opleidingen organiseren of hosten in Brussel en Wallonië.

Eind 2017 lanceerde het opleidingsinstituut van het Belgische Rode Kruis een project om het opleidingsbeheer voor verschillende doelgroepen te centraliseren, te harmoniseren en te optimaliseren.

Het Belgische Rode Kruis in enkele cijfers



« We hebben in huis een tool laten ontwikkelen voor de professionele
omgeving en een provincie en enkele tientallen Excel-bestanden.
We waren op zoek naar een platform met meer functionaliteiten om
het grootste deel van onze externe opleidingen te beheren en om
​ onze processen te harmoniseren, standaardiseren en optimaliseren.
 »  

DE CONTEXT: Een steeds minder aangepaste tool en tientallen Excel-bestanden: hoe optimaal beheer?

Het opleidingsinstituut BRK, bestaande uit een zestigtal mensen, liet intern managementsoftware ontwikkelen voor het beheer van beroeps- en schoolopleidingen in een provincie: Brussel Hoofdstad. De overige 200 centra beheerden hun activiteiten met Excel.
In juni 2018 vervoegde Philippe Larroque het opleidingsinstituut van het Belgische Rode Kruis om de implementatie van AMMON, managementsoftware voor opleidingsorganisaties, te testen. Als Business Analist en Beheerder van het platform zorgt hij vervolgens voor de interactie met alle groepen die bij het project betrokken zijn.
« De in-house ontwikkelde tool was aan het einde van zijn levensduur en had een beperkte functionaliteit. We hadden niet snel de kengetallen, veel processen waren niet gedefinieerd of geharmoniseerd. De belangrijkste motivatie van het project was om een optimaal beheer en rapportering te hebben om de complexiteit van de meeste opleidingen van het Belgische Rode Kruis te beheren » vertrouwt Philippe Larroque toe.


DOELSTELLINGEN EN KEUZECRITERIAEen enkel platform voor trainingsbeheer hebben.

Het Rode Kruis is daarom op zoek naar een tool die een professioneel beheer van interne en externe opleidingen, betaalde en niet-betaalde, vereenvoudiging en harmonisatie van processen en integratie in de informatiesystemen van de BRK mogelijk maakt.
Er is zelfs intern een acroniem gedefinieerd om de doelstellingen van het project te definiëren: « HOS » voor Harmonisatie, Optimalisatie en Standaardisatie. « Het vorige beheer was beperkt, de processen werden ofwel vrij individueel uitgevoerd, ofwel helemaal niet gedaan. Vandaag hebben we in AMMON alle processen geïntegreerd die nodig zijn voor het beheer van deze opleidingen » voegt Philippe Larroque toe.
De uitdagingen voor het Rode Kruis zijn legio: effectieve rapportages hebben op alle niveaus van de organisatie, het verloop van deelnemers beheren, aanmeldingen, afwezigheden, intrekkingen, het beheren van raamovereenkomsten en klantrelaties, maar ook toegang hebben tot aanpasbare documentsjablonen.
« We zijn nu in staat om de documentmodellen te creëren die we nodig hebben en de statistieken te extraheren die door de verschillende opleidingsentiteiten worden verwacht. Deze statistieken stellen ons in staat om een effectieve monitoring uit te voeren met betrouwbare gegevens » voegt Philippe Larroque toe.
In 2018 koos de BRK, na een shortlist van 2 software-uitgevers, voor de AMMON-oplossing. « Wat echt het verschil maakte, zijn natuurlijk alle functionaliteiten en vooral de mogelijkheid om veelzijdige « Mensen » aan te sturen, namelijk klanten, trainers en leerlingen. Een van de doelstellingen die in het begin niet noodzakelijk waren geïdentificeerd, maar die ook mogelijk bleek te zijn met AMMON, is dat de BRK een groot deel van de configuratie van het platform kan doen, een echt pluspunt als het gaat om het opzetten van interne zelfstandig verwerkt » zegt Philippe Larroque enthousiast.
 

DE VOORUITGANG VAN HET PROJECTEen verwacht hulpmiddel, ontdekkingsworkshops, effectieve ondersteuning.

In september 2018 ondersteunden twee VAL Software-consultants de integratie van de tool. De uitvoering van het project begint met ontdekkingsworkshops rond gedefinieerde thema's: organisatie, structuren, gebruikersprofielen, benchmarks en opleidingsaanbod, gegevensoverdracht, interfacing en facturering.
« Vanaf het eerste contact hebben de VAL Software-consultants ons effectief ondersteund en dat is ook na mijn komst gebleven: ze gingen ver in het begrijpen van de behoefte. De eerste contacten en de eerste demo's gaven aanleiding tot andere reflecties op basis waarvan we precieze feedback kregen » voegt Philippe Larroque toe.
De eerste productiestart vindt 6 maanden later plaats. « Het lijkt misschien lang, maar we hebben al onze interne processen overgenomen. Deze stap was essentieel om de processen die moeten worden ingevoerd voor alle opleidingsunits correct te definiëren » bevestigt Philippe Larroque.
Alle mensen van het BRK die bij dit eerste project betrokken waren, woonden de workshops bij en de software wordt positief ontvangen. « Het was een langverwacht project en het was een kans voor mij om volledig te begrijpen wat elke entiteit verwachtte en om hen uit te leggen in welke richting we gingen » ertrouwt Philippe Larroque toe.
Er wordt een algemeen implementatieplan opgesteld, zodat elke entiteit het project begrijpt om er verstandig mee om te gaan. Teleconferenties worden georganiseerd met VAL Software om de start van de productie te ondersteunen. Een BRK-VAL uitwisselingstool wordt gebruikt om vragen van het Belgische Rode Kruis te beantwoorden.
« Het is een tool die alle voordelen heeft! Elk verzoek wordt beantwoord. Al onze verzoeken zijn gecentraliseerd en vermeld om informatie te vinden. Dit is de eerste keer dat ik een dergelijke tool zie en het is een echte plus voor de monitoring van het project! » verheugt Philippe Larroque.
De ondersteuningsdienst begeleidt mij (en ook enkele gebruikers) ook voor meer specifieke uitwisselingen via een digitale werkruimte. « We zijn niet op bijzondere moeilijkheden gestuit, maar op een veelheid aan vragen over de uitvoering van het project. Vragen die VAL Software heeft kunnen beantwoorden. De basisconfiguratie van de software maakte het ook mogelijk om de integratie van de tool in de BRK -architectuur en het succes van het project te vergemakkelijken » voegt Philippe Larroque toe.
Dankzij de API's van AMMON, de twee bestaande satellietsystemen van de BRK, kan de softwareboekhouding en website werden in het project geïntegreerd.


DE VOORDELENEen complete visie op opleidingen en efficiënte rapportages
 

Het project is goed gevorderd voor alle entiteiten: de professionele omgeving, de lagere en middelbare schoolomgeving, het grote publiek (met meer dan 100 structuren) en ten slotte de OVA-structuren (Ontvangst van Asielzoekers).
In dit stadium meet de BRK al concrete voordelen: het gebruik van één platform, de mogelijkheid om alle processen van alle opleidingen te beheren, ongeacht de status van de deelnemer, het beheer van de over te dragen inschrijvingen van 'één entiteit naar de andere of van de ene provincie naar de andere. « De interface tussen de website en AMMON waarmee onze Algemeen Publiek-deelnemers zich online kunnen registreren en betalen, is ook een functionaliteit die werd verwacht ». Meer dan 90% van de algemene publieksregistraties verloopt via deze methode, voegt Philippe Larroque toe.
Met AMMON gebruikt het BRK nu nauwkeurige statistische gegevens en heeft het een volledige visie op een groot aantal van deze opleidingen en de verschillende omzetcijfers die eraan verbonden zijn, om haar ontwikkelingsstrategieën te sturen. « Wat de export van gegevens betreft, vergemakkelijkt de flexibiliteit van het configureren van de AMMON-rasters de productie van rapporten aanzienlijk » voegt Philippe Larroque toe.
Vandaag is het doel bereikt en zijn de voordelen zichtbaar: « Het is moeilijk om enkele vergelijkende cijfers te geven, maar vandaag beheren we alle processen in AMMON, we kunnen de nieuwe verzoeken van de verschillende entiteiten implementeren en statistieken voor het management extraheren. Voor het algemeen management en op de verschillende niveaus van de organisatie is bewezen dat het opzetten van dit platform een noodzaak wordt » besluit Philippe Larroque.