Convention de formation

Qu’est-ce qu’une convention de formation ?

Définition selon le Code du travail

Une convention de formation est un document contractuel prévu par le Code du travail (article L.6353-2). Elle formalise l’accord entre un organisme de formation et un client, en général une entreprise, pour la réalisation d’une action de formation professionnelle. Ce document définit précisément les modalités de la formation : objectifs, durée, déroulement, prix, financement.

Différence entre convention et contrat de formation

Il ne faut pas confondre la convention de formation, conclue entre deux personnes morales (par exemple un organisme et une entreprise), avec le contrat de formation, qui lie un organisme à un particulier finançant lui-même sa formation. Le contrat relève aussi du Code du travail, mais il répond à un autre régime juridique (articles L.6353-3 à L.6353-7). La convention, elle, ne concerne que les formations demandées ou financées par des structures.

À qui s’adresse-t-elle ?

Elle concerne principalement les entreprises qui forment leurs salariés, les organismes de formation qui proposent des actions, et les financeurs publics ou mutualisés comme les OPCO. Ces derniers exigent souvent une convention pour déclencher la prise en charge. Il arrive aussi que des collectivités ou des administrations l’exigent dans le cadre de projets cofinancés.

Pourquoi établir une convention de formation ?

Cadre juridique de la formation professionnelle

La convention donne un cadre légal à l’action de formation. Elle matérialise l’accord entre les parties et s’intègre dans la réglementation de la formation professionnelle continue en France. Elle facilite aussi les échanges en cas de contrôle par l’administration ou d’audit des financeurs.

Justificatif pour la prise en charge par un OPCO

Sans convention, pas de remboursement. Pour qu’un OPCO finance une action, il doit avoir une base contractuelle. C’est ce document qui prouve que l’action de formation est conforme aux exigences de la législation. Il contient les données nécessaires pour traiter les dossiers : coût, intervenants, public formé.

Garantir les engagements mutuels

Elle protège les deux parties. L’entreprise s’engage à payer (ou faire payer par un financeur), l’organisme à exécuter la formation comme convenu. C’est un contrat en bonne et due forme. En cas de désaccord, c’est la convention qui sera étudiée.

Que doit contenir une convention de formation ?

Mentions obligatoires (selon le Code du travail – L6353-2)

Certaines mentions sont impératives. On doit trouver : l’intitulé de la formation, sa nature, ses objectifs, la durée, les dates, le lieu, le nom des participants, les modalités de suivi et d’évaluation, le prix et les conditions de règlement. Sans ces éléments, la convention est considérée comme incomplète.

Mentions complémentaires utiles

Il est courant d’ajouter des modalités de paiement (paiement échelonné, acompte), des dispositions en cas d’annulation (délais, frais), ou encore le nom des formateurs. Certaines conventions mentionnent aussi les outils pédagogiques mis à disposition, ou les engagements en matière d’accessibilité.

Exemples de clauses spécifiques

On peut trouver des clauses adaptées : délais de remplacement d’un intervenant, conditions d’adaptation du programme pendant l’action, report pour cause de force majeure. Il n’y a pas de modèle unique. Tout dépend de la complexité de l’action concernée.

Qui rédige et signe la convention de formation ?

Rôle de l’organisme de formation

C’est en général l’organisme de formation qui initie la rédaction de la convention. Il propose un modèle, le complète avec les détails propres à la demande. Il appartient à l’organisme de veiller à ce que le document respecte la législation.

Signature par l’entreprise bénéficiaire

L’entreprise (ou l’entité publique) doit approuver et signer avant le début de la formation. Sans signature des deux parties, la convention n’a pas de valeur contractuelle. Elle engage celui qui la signe.

Conservation et transmission de la convention

La convention originale doit être conservée. L’organisme et l’entreprise peuvent avoir chacun un exemplaire signé. Il est recommandé de l’archiver au moins 3 ans, en particulier en cas de financement. Un exemplaire peut être demandé par l’OPCO ou l’administration.

Convention de formation et obligations administratives

Lien avec la déclaration d’activité des organismes

Toute structure qui dispense des formations doit être enregistrée comme organisme de formation, avec un numéro de déclaration d’activité (NDA). La convention de formation, en tant que document contractuel, fait partie des documents pouvant être exigés pour prouver l’exercice effectif de cette activité.

Documents à conserver pour les contrôles

En cas de contrôle administratif ou financier, la convention permet de justifier que l’action réalisée correspond bien à une formation professionnelle au sens légal. Elle complète d’autres pièces : feuilles d’émargement, factures, attestations de présence.

Interprétations possibles en cas de litige

En cas de désaccord entre un organisme et une entreprise, elle sert de référence. Son contenu est examiné pour déterminer si les conditions ont été respectées. D’où l’intérêt de la rédiger avec précision. Les zones floues sont à éviter.

Foire aux questions sur la convention de formation

La convention est-elle obligatoire pour toutes les formations ?

Non. Elle n’est obligatoire que lorsque l’action est financée par une entreprise ou un financeur. Pour les particuliers, c’est un contrat de formation. Certains financeurs peuvent également imposer des modèles spécifiques, ou une convention tripartite.

Faut-il une convention pour les formations financées à titre individuel ?

Pas exactement. Pour les financements personnels (CPF autonome, autofinancement), c’est un contrat de formation qui est signé, pas une convention. La logique reste la même, mais le cadre juridique change légèrement.

Peut-on signer une convention après le début de la formation ?

Ce n’est pas recommandé. En théorie, elle doit être signée avant le début de l’action de formation. En pratique, il arrive qu’elle soit signée tardivement. Mais cela peut poser des problèmes juridiques, surtout en cas de litige ou de demande de prise en charge.