Passeport Prévention : ce que doivent savoir les organismes de formation

Dès le 1ᵉʳ septembre 2025, une étape clé attend les organismes de formation : la déclaration obligatoire des formations en santé et sécurité au travail dans le Passeport de prévention. Ce carnet numérique unique, piloté par l’État, permettra aux salariés de valoriser leurs compétences et aux employeurs de vérifier plus facilement leur conformité..

Qu’est-ce que le Passeport de prévention ?

Le Passeport de prévention est un espace numérique individuel (intégré à l’écosystème Mon Compte Formation) qui regroupe les formations, attestations, diplômes et habilitations relatifs à la santé et à la sécurité au travail. Il permet au travailleur de valoriser ses acquis et à l’employeur de vérifier que son salarié est à jour sur les formations obligatoires.

Quelles obligations pour les organismes de formation ?

À partir du 1ᵉʳ septembre 2025

Les organismes de formation doivent déclarer via le portail les formations SST qu’ils ont dispensées, selon le périmètre fixé par les textes et la période transitoire définie par le décret. Les modalités et le calendrier de déclaration ont été précisés par un décret publié en août 2025.

Périmètre temporaire

Durant la phase transitoire (du 1ᵉʳ septembre 2025 jusqu’à 30 juin 2026 pour les organismes), l’obligation porte en priorité sur :

• les formations obligatoires encadrées par le Code du travail (ex. amiante, habilitations, etc.) ;
• les formations requises pour des postes nécessitant une autorisation / habilitation de l’employeur.
  Le périmètre sera ensuite élargi progressivement pour couvrir l’ensemble des formations SST éligibles

Délais de déclaration

Les délais varient selon le type de preuve délivrée (attestation de formation ou justificatif de réussite). En pratique, les déclarations doivent être effectuées dans un délai réglementaire (détails et simulateur fournis par l’administration) — des dispositions transitoires assouplissent ces délais lors du déploiement et de la mise à disposition des imports massifs.

Quelles formations doivent être déclarées ?

Intégration automatique : certaines formations certifiantes (certifications RNCP/RS, blocs de compétences initiales) sont préchargées automatiquement dans le Passeport de prévention.

À déclarer manuellement : toutes les autres formations SST qui entrent dans le périmètre SST (formations obligatoires, habilitations, etc.) doivent être déclarées par l’organisme via l’espace dédié ou via import lorsque la fonctionnalité sera disponible. Un simulateur officiel permet de vérifier si une formation doit être déclarée

Quelles données sont demandées ?

L’organisme devra fournir, entre autres :

• L’identification du stagiaire : NIR (numéro de sécurité sociale) et nom de naissance (le cadre réglementaire autorise la collecte du NIR pour ce traitement spécifique).
• Le SIRET de l’employeur (si formation financée par l’employeur).
• Le type de preuve transmis: Attestation de formation ou justificatif de réussite puis pour chaque preuve les dates de formation formation.
• Les compétences transférables / Formacode / codes ROME : il est demandé de renseigner des compétences transférables (Entre 3 et 10 compétences) via des codes fournis par la Caisse des dépôts. (Liste des compétences transférables)

Bonnes pratiques pour les organismes de formation

Préparez vos fichiers : anticipez le format d’export (dictionnaire des données disponible) pour faciliter l’import massif ultérieur.

Vérifiez vos référentiels : établissez le lien entre vos actions pédagogiques et les formacodes / codes ROME / codes RNCP/RS afin d’accélérer les déclarations.

Collecte du NIR : intégrez une étape de collecte sécurisée du NIR dans votre parcours administratif stagiaire (consentement / information, mentions RGPD et durée de conservation conformes). Consultez la page protection des données du service pour les modalités.

Qualité des preuves : fournissez systématiquement les justificatifs numériques (certificats, attestations scannées) et conservez un backup organisé

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