Être mieux organisé, plus efficace, plus performant dans la gestion de votre centre de formation. Assurer sa démarche qualité et développer son activité… Oui mais comment faire ? Vous vous êtes peut-être déjà posé la question de la mise en place d’un outil de gestion adapté à votre métier.
Vous avez entendu parler d’ERP mais vous hésitez… Val Software vous donne les clés. Retrouvez tout ce contenu en pdf en fin de page.
ERP vient de l’anglais « Enterprise Resource Planning » c’est-à-dire la planification des ressources de l’entreprise. Il permet à une entreprise ou à une organisation d’homogénéiser son système d’information afin de disposer d’un seul et même outil de gestion et d’une seule base de données. Il s’agit donc d’un logiciel central, ayant vocation à être utilisé par chacun des services dans l’entreprise.
La plupart des ERP sont généralistes ou dédiés au processus industriels classiques. D’autres sont plus spécialisés, on parle alors d’ERP métier ou verticalisé. Un ERP métier va répondre aux spécificités de chaque métier (Organisme de formation, Enseignement supérieur, Centre de Formations Apprentis, gestionnaires de fonds de formation…).
S’orienter vers un ERP métier, c’est bénéficier d’une mise en œuvre rapide car le logiciel inclut déjà la majeure partie de vos processus. Il n’y a alors plus qu’à le paramétrer pour qu’il s’ajuste à votre mode de fonctionnement.
Il couvre la chaine de valeur complète de l’entreprise. Chaque collaborateur l’utilise pour suivre ou traiter ses tâches quotidiennes et son action va impacter le reste de la chaine. Par exemple, dans le cadre d’un ERP dédié au métier de la formation, l’inscription d’un stagiaire, d’un client à une formation va permettre :
L’ERP permet d’harmoniser les processus internes et d’organiser les données de l’entreprise. Ainsi, les données sont centralisées dans un seul et même logiciel, ce qui facilite la recherche et la traçabilité de l’information. En cas de modification de l’information dans un des modules, les données sont mises à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés.
L’ERP s’appuie sur un référentiel unique et partagé, ce qui garantit l’unicité de l’information. L’information n’est saisie qu’une fois et peut être utilisée à chaque étape de la chaine de valeur de l’entreprise : dans la gestion commerciale, administrative, logistique, etc. Ceci permet de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information et l’historique des modifications.
L’ERP peut naturellement couvrir l’ensemble du système d’information de l’entreprise, sauf si celle-ci choisit dans un premier temps de n’implémenter que certains modules de l’ERP. L’ERP va être paramétré pour s’adapter aux spécificités de l’entreprise et prendre en compte certaines de ses contraintes.
La vocation d’un ERP est d’homogénéiser le système d’information de l’entreprise avec un outil unique, capable de couvrir toute la chaine de valeur de l’organisme de formation.
Il est généralement subdivisé en modules qui répondent, chacun, à un domaine spécifique de l’entreprise, par exemple : la gestion commerciale, administrative et financière mais aussi toutes les fonctions dédiées à la digitalisation de l’organisme de formation : les inscriptions et les évaluations en ligne, les espaces collaboratifs et les formations dispensées en ligne.
A cela, s’ajoute toute la gestion de la démarche qualité : pouvoir centraliser, suivre et répondre aux exigences de la certification Qualiopi mais aussi assurer son renouvellement.
Alertes & to-do lists, Plannings interactifs, Sélection du formateur selon ses compétences
Devis, commandes, factures, Notes de crédit, Export comptable
Activité commerciale, Service client, Enquêtes de satisfaction
Graphiques, tableaux Excel, rapports, grilles de reporting personnalisables
Edition auto du BPF, Aide à la certification Qualiopi, Evaluation des formations, Publication catalogue CPF
Enfin des outils transverses vont encore augmenter la productivité de l’entreprise : la gestion électronique des documents, les interfaces avec les logiciels déjà présents dans l’entreprise. Un ERP métier permet de bénéficier d’une solution spécifique à votre métier : la formation.
L’approche modulaire d’un ERP métier permet à l’entreprise de construire, brique par brique, son système de gestion. L’entreprise a également la possibilité d’intégrer l’ERP métier dans son système existant en ne choisissant que les modules qui ne sont pas couverts par les logiciels déjà en place. Par exemple, on peut choisir de mettre en place le module de gestion commerciale et de gestion de la production tout en conservant sa propre comptabilité.
Depuis le 1er janvier 2022, les prestataires de formation doivent être certifiés Qualiopi s’ils veulent pouvoir bénéficier de financements publics. Les organismes de formation doivent justifier, sur la base de 7 critères qualité, dont 32 indicateurs, de la qualité des actions dispensées. Autour d’un seul et même outil, ils peuvent trouver des solutions de structuration, d’optimisation et apporter les éléments de réponse aux indicateurs Qualiopi.
C’est là que les ERP dédiés au métier des organismes de formation prennent tout leur sens : au-delà de développer l’activité de l’OF, ces logiciels permettent de s’engager dans une démarche qualité et d’en assurer son renouvellement. Tous les éléments de preuve sont centralisés, les processus automatisés et structurés et l’efficacité du dispositif de formation amélioré. La démarche qualité pérennisée, l’organisme de formation peut se concentrer sur le développement de son activité.
Un éditeur de logiciel proposant une solution ERP dédiée à votre secteur d’activité va vous permettre de bénéficier
À contrario, une solution développée spécifiquement pour votre entreprise
Il est indispensable de pouvoir personnaliser l’ERP à vos processus, modèles de courriers, vocabulaire et utilisateurs. Il est aussi essentiel d’intégrer ce nouvel outil à ceux déjà existants. Grâce aux interfaces appelées API, vous pouvez créer des connexions entre vos solutions internes et votre outil de gestion pour la formation.
Ainsi, vous construisez une solution qui répond exactement à votre besoin : vous bénéficiez de la puissance d’un ERP pour gérer votre cœur de métier tout en conservant les outils répondant à vos besoins spécifiques. Le principal avantage de l’API est d’intégrer les fonctionnalités d’une application à une autre, sans ressaisie, pour gagner du temps et de l’argent. Par exemple, pour intégrer un paiement sécurisé en ligne à votre site, vous utilisez l’API de paiement fournie par votre banque. Grâce aux API développées par VAL Software, vous pouvez connecter les outils spécifiques que vous utilisez déjà à votre solution de gestion.
Plus de ressaisie
Continuez à utiliser vos outils
Un seul système pour tout gérer
