Qu’est-ce que le RGPD ?

Définition et origine du RGPD

Le RGPD est le règlement européen n°2016/679 sur la protection des données personnelles. Il est entré en application le 25 mai 2018. Ce texte s’inscrit dans la continuité de la loi Informatique et Libertés, mais renforce nettement les obligations pour tous les acteurs traitant des données personnelles.

Objectifs du règlement européen

Son but principal : garantir aux citoyens européens un meilleur contrôle de leurs données personnelles. Il impose plus de transparence, de sécurité, et responsabilise les organismes qui collectent ou traitent ces données.

À qui s’applique le RGPD ?

À tout organisme, privé ou public, établi dans l’Union européenne ou traitant des données de résidents européens. Pour un organisme de formation, cela signifie que dès lors que des données d’apprenants – nom, e-mail, historique de formation, etc. – sont collectées et utilisées, le cadre du RGPD s’applique intégralement.

Les principes fondamentaux du RGPD

Licéité, loyauté et transparence

Les données doivent être collectées de manière légale, avec une information claire faite aux personnes concernées. L’apprenant doit comprendre pourquoi ses données sont traitées, par qui et pour quoi faire, sans zone d’ombre.

Limitation des finalités et minimisation des données

Un organisme ne peut collecter que les données strictement nécessaires à l’objectif annoncé. Par exemple, pas besoin de demander un numéro de sécurité sociale si ce n’est pas indispensable à l’organisation de la formation.

Conservation limitée et sécurité des données

Les données doivent être conservées uniquement le temps nécessaire à la finalité du traitement. Elles doivent aussi être protégées contre les accès non autorisés – piratage, perte, divulgation ou modification.

Quelles obligations pour les organismes de formation ?

Ammon, le logiciel de Val Software est conçu pour que vous soyiez en conformité avec la règlementation RGPD.

Tenue d’un registre des traitements de données

Obligatoire dès le premier salarié. Ce registre décrit les traitements réalisés : type de données, objectifs, base légale, durée de conservation, mesures de sécurité mises en place. Il doit être accessible en cas de contrôle.

Information des apprenants et recueil du consentement

Lors de l’inscription ou d’un contact par e-mail, l’apprenant doit recevoir une information complète sur l’usage de ses données. Le consentement est requis dans certains cas (communication marketing, par exemple) et doit être libre, spécifique, éclairé et révocable.

Sécurisation des données collectées et traitées

Cela peut passer par des accès restreints aux outils numériques, le chiffrement des fichiers, des mots de passe robustes… L’idée : empêcher toute fuite de données, volontaire ou accidentelle.

Nomination d’un DPO (Data Protection Officer)

Pas obligatoire pour tous, mais fortement recommandée, surtout si l’organisme traite un volume important de données ou des données sensibles. Le DPO veille au respect du RGPD et agit comme point de contact avec la CNIL.

Quels droits pour les apprenants ?

Droit d’accès, de rectification et d’effacement

Chaque personne a le droit de savoir quelles données un organisme détient sur elle. Elle peut également demander à corriger ou supprimer ces données si elles sont erronées ou inutiles.

Droit à la portabilité des données

L’apprenant peut demander à récupérer ses données dans un format lisible, ou les transmettre directement à un autre organisme de formation ou employeur.

Droit d’opposition et de limitation du traitement

Il est possible pour l’apprenant de s’opposer à certaines utilisations de ses données (notamment commerciales) ou d’en limiter l’usage. Exemple : refuser que ses données soient utilisées à des fins statistiques.

Sanctions et contrôles : que risque un organisme non conforme ?

Amendes administratives (jusqu’à 20 millions d’euros)

La sanction peut monter jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial, si la violation est grave. En pratique, les montants sont généralement bien moindres, mais les risques sont réels.

Contrôles par la CNIL et recommandations

La CNIL peut réaliser des contrôles, sur plainte ou de manière proactive. Elle émet aussi régulièrement des guides à destination des organismes de formation, avec des conseils concrets.

Cas concrets et jurisprudence dans le milieu de la formation

Certaines plateformes ont été rappelées à l’ordre pour manques de sécurité, ou pour des données conservées trop longtemps. D’autres pour absence de consentement avant envoi d’e-mails promotionnels. Le respect du RGPD est donc bien contrôlé dans ce secteur.

Bonnes pratiques pour se mettre en conformité

Audit initial et cartographie des traitements

C’est le point de départ. Identifier quelles données sont traitées, où elles sont stockées, par qui, et pourquoi. Cela permet de détecter les éventuelles failles et d’ajuster.

Mise en place de procédures internes et sensibilisation des équipes

Former les collaborateurs, désigner un référent RGPD en interne, adapter les contrats avec les sous-traitants… Tout cela fait partie du travail à mener sur la durée.

Exemples de documents à prévoir (registre, politique de confidentialité, etc.)

Au minimum : un registre des traitements, une politique de confidentialité claire, des mentions légales mises à jour, et des formulaires d’inscription conformes. Mieux vaut aussi anticiper la gestion des demandes des apprenants (accès, suppression…).