Qu’est-ce qu’un TMS ?

Définition d’un Training Management System

Un TMS, ou Training Management System, est un logiciel dédié à la gestion globale de l’activité formation. Il facilite l’organisation, le suivi et le pilotage administratif des formations — qu’elles soient internes ou dispensées à des clients. C’est un outil de back-office principalement conçu pour les équipes formation.

Différence entre TMS et LMS (Learning Management System)

Un TMS s’occupe de la gestion administrative : il gère les plannings, les financements, les inscriptions, les documents — tandis qu’un LMS s’adresse à l’apprenant et héberge les contenus e-learning. Les deux peuvent être complémentaires, mais ils répondent à des besoins différents. À noter : certains outils proposent les deux volets dans une solution intégrée.

À qui s’adresse un TMS ?

Les TMS ciblent plusieurs types d’acteurs. Les organismes de formation l’utilisent pour gérer leur catalogue, les sessions et les relations clients. Les RH internes s’en servent pour piloter la formation des salariés. Les CFA, OFA et établissements publics y voient aussi une réponse aux exigences administratives croissantes (Qualiopi, Bilan pédagogique et financier – BPF…).

Fonctionnalités principales d’un TMS

Gestion des sessions de formation

C’est le cœur du système. Le TMS centralise la création des formations, lie sessions, intervenants et lieux, et permet d’avoir une vision claire et à jour du planning global.

Planification et logistique

Réservation de salles, envoi d’invitations, liaison avec les calendriers… Le TMS automatise ce qui est souvent fait manuellement, en dispersé. Fini les oublis.

Suivi des inscriptions et des apprenants

Chaque inscription est tracée : statut, documents à fournir, feuilles d’émargement, questionnaires… L’historique est conservé sur chaque apprenant. On sait qui a suivi quoi, quand, comment.

Reporting & indicateurs de performance

Les tableaux de bord permettent de suivre l’activité, les formations prévues, le taux de complétion, les coûts engagés… Certains outils intègrent des rapports personnalisés pour répondre aux demandes des financeurs ou de la direction.

Conformité réglementaire

Un bon TMS intègre les contraintes liées à Qualiopi (traçabilité, preuves), au CPF (démarches via EDOF), et à la gestion des pièces justificatives. Il peut aussi générer les exports pour le BPF.

Pourquoi utiliser un TMS ?

Optimisation de la gestion administrative

Sans TMS, la plupart des OF travaillent sur des fichiers Excel, des mails, voire des dossiers papier. Le logiciel simplifie le flux de travail, centralise les informations, et réduit l’oubli ou le doublon.

Gain de temps et réduction des erreurs

Les tâches répétitives — convocations, relances, attestations — sont automatisées. Résultat : moins d’erreurs humaines, moins de ressaisie, des journées moins chargées pour les équipes.

Amélioration de l’expérience apprenant et client

Le suivi est plus fluide, les documents arrivent à l’heure, l’inscription est facilitée. En face, le client ou le stagiaire perçoit une organisation sérieuse. Ce qui joue clairement dans la satisfaction.

Meilleure visibilité sur l’activité formation

Avec les indicateurs à jour, on pilote mieux : budget, taux de remplissage, délais, qualité… On mesure ce qui fonctionne ou non, on ajuste. Très utile pour les responsables formation et les dirigeants.

Comment choisir un TMS ?

Critères essentiels : ergonomie, intégrations, sécurité

Le TMS doit être compréhensible rapidement, utilisable sans formation trop longue. Il doit aussi se connecter facilement aux autres outils : Excel, CRM, LMS, etc. Côté sécurité, attention aux données personnelles : hébergement en France, RGPD, sauvegardes.

TMS cloud ou on-premise : quelle solution choisir ?

Le cloud représente aujourd’hui plus de 80 % de l’offre. Accessible partout, pas de maintenance technique. L’on-premise peut convaincre les structures avec des contraintes sur les serveurs ou les données, mais c’est plus lourd à gérer.

Coût et retour sur investissement (ROI)

Le prix dépend du nombre d’utilisateurs, d’apprenants, des modules choisis. Mais le gain en productivité et en conformité compense souvent l’investissement. À condition d’utiliser réellement l’outil.

Intégration d’un TMS dans l’environnement digital existant

Connexion avec CRM, ERP, GED, LMS

Le TMS peut s’intégrer avec

• votre CRM (pour les clients)
• ERP (facturation)
• GED (gestion documentaire)
• LMS (contenus de formation).

Cette interconnexion limite les ressaisies.

Interopérabilité et automatisation des processus

Un bon TMS propose des API ou des connecteurs. Il récupère des données, en pousse d’autres, déclenche des automatisations. Exemple : une inscription validée crée automatiquement la session Zoom, l’envoi de la convocation et le dossier pour le formateur.

Formation et accompagnement à la mise en place

Certains éditeurs comme VAL Software accompagnent la prise en main : paramétrage, transfert de données, formation des équipes. Cela joue beaucoup dans la réussite du déploiement. Ne pas négliger ce point.

Tendances et évolutions des TMS

Intelligence artificielle et automatisation

On voit apparaître des assistants IA : suggestions de sessions, prévision des besoins en formation, compilation automatique des bilans…

L’essor de la data dans le pilotage de la formation

Les directions veulent des chiffres. Les TMS intègrent des modules analytics plus poussés, avec croisements par services, ROI, qualité perçue…

Personnalisation des parcours et expérience utilisateur

Les apprenants veulent du sur-mesure. Certains TMS s’adaptent : emails personnalisés, portails dédiés, rappels ciblés. L’expérience devient plus fluide, plus engageante.