Facturation électronique des organismes de formation : êtes-vous prêt ?

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Le contexte

En France, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures aux entités publiques sous forme électronique. Les nombreux avantages en termes d’efficacité, de gain de temps et de réduction des coûts ont conduit à une adoption croissante de la dématérialisation de la facturation.

Au 1er septembre 2026, ce sont 4 millions d’entreprises qui seront concernées par la nouvelle règlementation qui vise à renforcer l’utilisation des factures électroniques et à harmoniser les pratiques à l’échelle nationale. Cette réforme découle des directives européennes qui entendent alléger la charge administrative, simplifier les échanges commerciaux et renforcer l’efficacité et la sécurité de la facturation pour les entreprises de toutes tailles. L’émission obligatoire de factures électroniques interviendra progressivement entre 2026 et 2027 via les plateformes de dématérialisation partenaires.

Le calendrier de mise en œuvre

Plateformes et formats

Les organismes de formation, comme toutes entreprises doivent recourir aux services d’une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) ou au Portail Public de Facturation (PPF) pour transmettre et recevoir leurs factures électroniques. L’envoi direct entre entreprises ne sera, progressivement, plus possible.

Les Opérateurs de dématérialisation comme Val software, éditeur du logiciel Ammon, peuvent fournir des solutions électroniques pour la dématérialisation des factures. Ils jouent ainsi un rôle d’intermédiaire entre le fournisseur qui facture et la plateforme PDP ou PPF.

Toutes les factures émises et réceptionnées doivent nécessairement comporter des données structurées avec un format conforme, lisible et exploitable par tous les logiciels comptables.
–  Le format Cross Industry Invoice (CII)
–  Le format Universal Business Language (UBL)
–  Et enfin le format mixte, Factur-X, composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF

Toute entreprise doit accepter la réception de facture électronique de leurs fournisseurs et être en mesure de les intégrer dans leur gestion commerciale. L’exercice est d’autant plus simplifié pour les organismes de formation s’ils disposent d’outils de gestion financière efficaces.

Quelles recommandations pour faire face à ces changements ?

La généralisation de la facture électronique représente une opportunité majeure pour les centres de formation :

✅ allégement de la charge administrative,
✅ réduction des délais de paiement,
✅ simplification des obligations déclaratives,
✅ amélioration de la traçabilité et de la gestion des flux financiers.

Mais pour en tirer pleinement parti, il est recommandé de :

  • Anticiper dès aujourd’hui cette transition en évaluant vos outils actuels ;
  • Former vos équipes sur les nouveaux processus de facturation ;
  • Impliquer toutes les parties prenantes (direction, finance, gestion commerciale, prestataires) ;
  • Automatiser vos processus internes pour fluidifier les échanges de factures.

Des solutions efficaces pour répondre à ces nouvelles obligations

Le choix de la solution est un facteur clé de succès.

Il existe aujourd’hui des solutions de gestion spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des organismes de formation, aussi bien pour répondre aux exigences règlementaires qu’aux besoins de pilotage d’activité et de facturation.

La génération et le traitement des factures est ainsi automatisé et les échanges avec les plateformes règlementaires simplifiés et sécurisés. Une offre de service à forte valeur ajoutée pour accompagner durablement les organismes de formation.

Les organismes de formation vivent des changements structurels et organisationnels permanents : réforme de la formation professionnelle, certification Qualiopi, nouveaux circuits de financement, dématérialisation des activités et des services…Les modes de fonctionnement des organismes de formation ainsi que leurs modèles économiques doivent évoluer pour y faire face.

Il est essentiel de s’équiper de solution de gestion de la formation complètes, fiables et évolutives pour pérenniser durablement votre activité, votre croissance ainsi que les relations avec vos clients et vos partenaires.

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