Technofutur TIC heroverweegt zijn beheertools om informatie te centraliseren en zijn groei te ondersteunen.

Technofutur TIC


Technofutur TIC, opgericht in 1998, is een gecertificeerd “competentie center” in Charleroi.
Deze vereniging werd ontworpen als een opleidings-, monitoring- en bewustmakingscentrum, onderdeel van een ontwikkelingslogica, om tegemoet te komen aan de behoeften van bedrijven, werknemers, werkzoekenden, onderwijs en sectoriele partners.

Technofutur TIC, dat al 15 jaar continu groeit, heeft getracht een efficiënt beheersysteem op te zetten om informatie te centraliseren en zijn processen beter te structureren.

Technofutur TIC in enkele cijfers

« Als verantwoordelijk voor de IT-afdeling van het
Technofutur TIC- centrum, mijn missie was om ervoor te
zorgen dat alle gebruikers toegang hebben tot een
efficiënte en gebruiksvriendelijke IT-tool die beantwoordt
aan de gewenste operationele doelstellingen. Onze
keuze viel dan ook op AMMON voor de operationalisering
van opleidingen. »

« De implementatie en uitvoering van dit soort projecten,
als we willen dat het aan de behoeften voldoet en geschikt
is voor de teams, kan alleen worden gedaan in "agile" modus,
door managementverandering te integreren.
Het was mijn rol om het project, de verschillende fasen en taken
ervan te leiden, te coördineren en te harmoniseren,
zodat het voldoet aan de expliciete en impliciete behoeften
die tijdens het proces naar voren zijn gekomen. »

DE CONTEXT: Reorganisatie van de beheertools die al aanwezig zijn om informatie te centraliseren.

Technofutur TIC is georganiseerd rond 3 opleidingsafdelingen bestemd voor 3 verschillende doelgroepen: werkzoekenden, docenten en bedrijven. Ze hebben allemaal hetzelfde doel: het ontwikkelen van vaardigheden in de IT-beroepen, hetzij met het oog op het vinden van een baan, hetzij met het oog op het op peil houden van hun vaardigheden en daarmee hun inzetbaarheid. Elke afdeling is georganiseerd om de processen te beheren. « Voor werkzoekenden en onderwijs werkten we met Excel-bestanden en kopiëren/plakken met macro’s die min of meer goed werkten. Voor bedrijven hadden we een CRM die we hebben omgeleid om er een tool voor trainingsbeheer van te maken. Vervolgens een unit die redelijk goed werkte met een op maat ontwikkelde tool voor het onderdeel Digitaal Leren. Dit alles was verre van effectief. ». Vertrouwt Etienne Goetynck.

« We hadden databeheer dat op ambachtelijke wijze met verschillende systemen gebeurde en waarbij Excel de belangrijkste tool was. Ons doel was om een centraal beheer van de stagiair te hebben en hem zijn hele leven te volgen. ». Voegt Guy Detroz toe.


In 2018 deed Technofutur TIC een beroep op een adviesbureau om een masterplan op te stellen en alle managementprocessen te inventariseren. « We wachtten op aanbevelingen om te verbeteren wat verbeterd kon worden: er was veel redundantie en we hadden geen echte gecentraliseerde beheertool. », bevestigt Etienne Goetynck.


DE KEUZECRITERIA: Op weg naar een oplossing voor het beheer van opleidingsorganisaties

De conclusie van het externe bureau is ondubbelzinnig: het is noodzakelijk om alle managementtools te reorganiseren. Technofutur TIC heeft twee keuzes: een tool op maat ontwikkelen of een applicatieoplossing vinden die aan hun behoeften voldoet. « Aanvankelijk was de ontwikkeling van een specifieke tool voorzien, maar de consultant vertraagde ons niettemin in afwachting van een demo van een product dat aan onze behoeften zou kunnen voldoen »voegt Etienne Goetynck toe.
Overtuigd door de presentatie van AMMON, bevestigt de bedrijfsanalist dat een managementtool voor het management van een opleidingsorganisatie de meest relevante oplossing is. « De specifieke ontwikkeling is een oplossing die de consultant in het begin liever had gepromoot, maar de omschakeling was snel gemaakt na de demo van het product. Waarom zou u zich wagen aan een oplossing op maat die tijdrovender en dus duurder zou blijken te zijn als AMMON in het algemeen aan uw behoeften voldoet? ».Voegt Guy Detroz toe.
 

DE VOORUITGANG VAN HET PROJECT: Weten hoe u verandermanagementkwesties kunt integreren


In augustus 2019 is de bestelling geplaatst. « We hebben geprobeerd het project zo agile mogelijk op te zetten, opgedeeld in fasen, per type publiek ». Bevestigt Guy Detroz.
De business-afdeling is de eerste die in productie gaat met duidelijke beheerbehoeften: bewegwijzering voor bedrijven en stagiaires, beheer van bestelformulieren voor trainers, beheer van facturering en verzameling van registraties via het web van de site. Schakelt dan over naar de afdeling werkzoekenden van AMMON. « Natuurlijk moesten problemen met verandermanagement worden geïntegreerd: sommige Excel-bestanden bleven bestaan, zelfs als al het management van stagiairs in AMMON is geïntegreerd, van de informatiesessie tot hun terugkeer naar de training bij ons, in de kwalificatiecursus. ». vertrouwt Guy Detroz.
In 2021 is de laatste afdeling die in productie gaat het onderwijs.

Gezien de pandemische context is AMMON gedeeltelijk op afstand geïmplementeerd. Twee VAL Software-consultants leidden het project, samen met een referent bij Technofutur TIC. « De totale steun van onze interne consultant en de sterke betrokkenheid van het management hebben bijgedragen aan het succes van het project. Ze waren allemaal ter ondersteuning van de gebruikers, zodat mensen zich volledig op het project abonneren. ». Vertrouwt Guy Detroz toe.
De projectmethodologie van VAL Software, getest door andere projecten, is ingevoerd om Technofutur TIC te ondersteunen.
« Het project werd op een zeer positieve manier ondersteund met zeer goede interpersoonlijke vaardigheden en een zeer goed reactievermogen van de twee consultants. Toch hebben we ervoor gekozen om deze methodiek een beetje aan te passen zodat deze volledig in lijn is met onze verwachtingen. We zijn uitermate tevreden met wat ze ons hebben gegeven », bevestigt Etienne Goetynck.


DE VOORDELEN: Een hoofddoel bereikt en een echt pluspunt om de kwaliteitsbenadering te waarborgen

Na overgeschakeld te zijn naar productie voor de drie afdelingen en al hun opleidingsacties in de applicatie te hebben geïntegreerd, inventariseert Technofutur TIC de winst van de software. Is het hoofddoel bereikt? Moeten sommige processen nog geoptimaliseerd worden?
« Ook al is de winst altijd heel moeilijk te meten, we zien nu al aan de rapportages die we hebben ingevoerd dat we goede vorderingen hebben gemaakt: de verschillende managers en management hebben toegang tot dataconsolidatie en relevante managementdashboards »Guy Detroz juicht
Ook al is het hoofddoel bereikt, Technofutur TIC mikt op een tweede fase van procesverbetering en werkt aan de beheersing en verbetering van de datakwaliteit.
« Het hoofddoel is bereikt: er moet nog van alles worden gebouwd, maar de fundamenten zijn gelegd. We zijn ook onderdeel van een continu verbeteringsproject en de AMMON ERP zal ons daarbij helpen ». Guy Detroz zegt.
« Qua proces zijn we erin geslaagd de communicatie naar de leerlingen te standaardiseren, waardoor AMMON nu systematisch wordt verlaten. Ook hebben we de processen over de verschillende bedrijfsafdelingen heen gestandaardiseerd, terwijl voorheen elke afdeling zijn eigen proces had en dat is een echte winst! ». Voegt Etienne Goetynck toe.
Naast het doel om informatie te centraliseren en gegevens te controleren, is Techofutur TIC onderworpen aan Europese audits en moet het een authentieke gegevensbron garanderen om zijn certificering te garanderen.
« Een software als AMMON maakt ons leven ook gemakkelijker op het gebied van certificering. Onze oude beheertools voldeden niet meer aan alle beperkingen opgelegd door onze verschillende partners alsook aan de behoefte aan continue verbetering van onze processen en beter beheer van onze activiteiten, met name door centralisatie en traceerbaarheid van onze handelingen en data. ».  Concluderen zowel Etienne Goetynck als Guy Detroz.